Liste de contrôle relative à la phase d'analyse comparative et exemple de formulation

Général

Une phase d'analyse comparative permet à l'opérateur d'établir, en collaboration avec le pouvoir adjudicateur, le scénario de référence du rendement et de l'état des actifs au cours d'une phase préliminaire du projet. Les inconvénients sont les suivants: 

• Au début du contrat, le pouvoir adjudicateur a peu de certitudes quant au coût du contrat et au degré de performance à atteindre. Dans la mesure où l'exploitant contrôle les actifs, le pouvoir adjudicateur peut difficilement vérifier les données. 
• Il est difficile de parvenir à être transparent dans les procédures de passation de marchés dans la mesure où les paramètres et les normes de rendement peuvent nécessiter des modifications post-contractuelles. Il est possible de réduire ce risque en veillant à ce que les données et les normes de rendement soient modifiées conformément aux données de base et aux normes de rendement définies dans les annexes au contrat et seulement dans la mesure où les données sont sensiblement différentes de celles estimées dans les données de base et les normes de rendement. 
• Le pouvoir adjudicateur aura également moins d'influence sur l'exploitant en matière de pression concurrentielle sur la qualité réelle du service.

La solution alternative consiste à faire établir les données de base par des consultants ou d'autres tiers avant le début du contrat. Cependant, il est souvent difficile d'établir les paramètres de performance lorsque la gestion quotidienne n'est pas supervisée, dans la mesure où la vérification de manière isolée des données comme la facturation est compliquée.

Questions clés à prendre en compte en lien avec la phase d'analyse comparative

• Durée nécessaire pour établir et se mettre d'accord sur les données de base. Cela peut aller de trois mois à un an.  Cela dépendra si l'analyse comparative implique la préparation d'un registre des immobilisationsou simplement la vérification des indicateurs clés de performance, tels que les niveaux de recouvrement des factures, la qualité de l'eau au niveau des sorties appropriées, le coût des intrants tels que l'électricité, la régularité de l'approvisionnement, etc. Est-il possible de prolonger la période d'analyse comparative si cela s'avère nécessaire?
• L'exploitant va-t-il être le système opérationnel au cours de la phase d'analyse comparative? Le cas échéant, quelles sont ses responsabilités et obligations au cours de cette période?  De quelle manière l'autorité peut-elle vérifier les données? Y a-t-il un suivi, des tests et des analyses conjointes?
• Une fois les données de base préparées par l'exploitant et présentées au pouvoir adjudicateur, de quel délai ce dernier disposera-t-il pour approuver ces données de base? De quelle manière les données et les normes de rendement du scénario de référence ainsi que les régimes d'indemnisation et de responsabilité pourront-ils être modifiés? De quelle manière les différends seront-ils résolus?

Exemple de formulation

Obligations de l'exploitant pendant la phase d'analyse comparative

1. Au cours de la Phase d'Analyse Comparative, l'Opérateur doit s'efforcer, de manière raisonnable, d'effectuer les [Activités Externalisées] à la Date d'Entrée en Vigueur des normes, et ce, de manière supérieure ou égale à celles réalisée par le Propriétaire à la date du Contrat. Pendant cette période, l'Opérateur sera uniquement responsable des pertes ou des dommages directement dus à la négligence, au manquement volontaire ou à la fraude de l'Opérateur. Au cours de la phase d'analyse comparative, l'Opérateur ne sera pas responsable des Dommages-intérêts Conventionnels.

2. [Au cours de la Phase d'Analyse Comparative, l'Operateur, avec l'aide et la coopération du Propriétaire, effectuera également les activités suivantes:

a. Mise en place de systèmes et protocoles financiers initiaux; et
b. Mise en place du processus de familiarisation initiale du personnel clé de l'Opérateur avec le [Système].]

Activités d'analyse comparative

1. Au début de la Phase d'Analyse Comparative, l'Opérateur doit installer et/ou à nouveau étalonner les [compteurs d'entrée et de sortie] [compteurs d'électricité] et tous les autres compteurs [Compteurs] dont les parties conviennent qu'ils sont nécessaires pour calibrer le système tel que prévu dans le [Programme d'Investissement Convenu de Capital]. Les parties calibreront tous les compteurs conjointement. Les Parties relèveront ensuite conjointement l'ensemble des compteurs pertinents sur une période minimum de [six mois].

2. Au cours de la phase d'analyse comparative, l'ensemble des paramètres d'exploitation, tels que les quantités d'eau pompées, les quantités d'eau reçues, les dépenses encourues, la consommation d'électricité, de produits chimiques, les coûts d'entretien, etc., sera comparé aux Données de Charge de Référence. À la fin de la Phase d'Analyse Comparative, si nécessaire et dans la mesure où cela est nécessaire, les taux variables seront ajustés conformément aux dépenses et aux volumes d'eau pompée afin de prendre en compte les données de charge de référence telles qu'elles ont été vérifiées au cours de la phase d'analyse comparative.

3. Au cours de la Phase d'Analyse Comparative, l'Opérateur, conjointement au Propriétaire, prélèvera également des échantillons mensuels et contrôlera le rendement afin de recueillir les Données de Performance de Référence par rapport aux critères définis en Annexe [ ] (Indicateurs de Performance).

Conclusions relatives à l'analyse comparative

1. À la fin de la Phase d'Analyse Comparative, l'Opérateur proposera:

● Une série de Normes de Rendement à l'attention du Propriétaire à l'aide des Données de Performance de Référence (telles que vérifiées au cours de la Phase d'Analyse Comparative), que l'Opérateur devra remplir; et
● Le niveau de Dommages-intérêts Conventionnels à imposer pour manquement de l'Operateur à répondre aux différentes Normes de Rendement pour approbation par le Propriétaire, cette approbation ne doit pas être refusée sans motif valable. Le Propriétaire a [30] jours pour répondre à ces propositions à compter de leur réception. Dans le cas où le Propriétaire ne donne pas une réponse écrite à l'Opérateur dans ce délai, le Propriétaire est considéré avoir accepté les Normes de Rendement, les Dommages-intérêts Conventionnels et les Primes de Performance proposés par l'Opérateur.

2. Les Normes de Rendement seront basées sur les Indicateurs de Performance. Les Normes de Rendement et les Dommages-intérêts Conventionnels seront fixés à des niveaux raisonnables par rapport aux Données de Performance de Référence, au niveau des investissements prévus par le Contrat et aux autres termes du même Contrat.

3. Si les parties ne peuvent s'entendre sur ces Normes de Rendement ou ces Dommages-intérêts Conventionnels dans un délai de [30] jours à compter de la date de la réponse, ils doivent faire arbitrer cette question.

Ajustement des spécifications

1. Les spécifications seront ajustées, selon ce qu'il convient, conformément aux Données de Performance de Référence.

Définitions:

• Les « Données de Charge de Référence » sont les données utilisées pour calculer les charges et comprennent les données que le Propriétaire fournit à l'Opérateur avant la signature du Contrat ainsi que des projections pour les cinq premières années du Contrat telles que définies à l'annexe [ ]. Elles doivent être vérifiées pendant la Phase d'Analyse Comparative conformément à l'article 6;
• Les « Données de Performance de Référence » sont les données qui doivent être recueillies par l'Opérateur au cours de la Phase d'Analyse Comparative conformément à l'article [ ];
• Les « Dommages-intérêts Conventionnels » sont les dommages-intérêts conventionnels pour manquement de l'Opérateur à répondre aux Normes de Rendement, [telles que convenues par les Parties au cours de la Phase d'Analyse Comparative, conformément à la clause {[ ] [telles que définies à l'annexe [ ]}
• Les « Indicateurs de Performance » sont ceux définis à l'annexe [ ] (Indicateurs de Performance);
• Les « Normes de Rendement » sont celles nécessaires à l'Opérateur pour l'exécution des Activités Externalisées, telles que déterminées conformément à l'article [];

1 Il est possible de définir les niveaux de dommages-intérêts conventionnels, ou au moins de les estimer, avant la signature du contrat et de ne les modifier qu'en cas de niveaux importants dans les niveaux de performances réels.